日本では少子高齢化により、建設業、介護、農業、製造業など多くの産業分野で深刻な人手不足が続いています。
こうした背景を受けて2019年4月に導入されたのが特定技能制度です。これは、一定の知識と技能を持つ外国人材に対して、国内の特定産業分野での就労を認める新しい在留資格です。
この制度で、外国人労働者は「特定技能1号」または「特定技能2号」として就労が可能になりますが、その外国人を受け入れて直接雇用する立場にあるのが「受入れ機関」です。
受入れ機関は単に外国人を採用するだけでなく、制度を適正に運用するうえで中心的な役割を果たします。労働・社会保険法令の遵守、生活支援体制の整備、行政への届出など、さまざまな条件や義務を果たす必要があります。
本記事では、受入れ機関に課せられる条件や義務などの概要、申請手続きの流れ等の情報を初めての方にもわかりやすく解説します。
特定技能制度における受入れ機関とは
特定技能とは、日本の深刻な人手不足を補うために2019年4月に新設された在留資格で、外国人が日本国内の特定産業分野に従事し即戦力として働くことを可能にする制度です。
この制度により、従来の技能実習制度とは異なり、より実務的なスキルを持った外国人材が日本企業で雇用される道が開かれました。
この特定技能制度を利用する際に、外国人と直接雇用契約を結び、その就労や生活を支える重要な役割を担う企業や団体のことを受入れ機関といいます。
受入れ機関は単に雇用するだけでなく、外国人が日本で安心して働けるよう、法令遵守や支援体制の整備など、さまざまな規定が定められています。
受入れ機関になるための条件
受入れ機関になるためには、満たすべき条件がいくつかあります。
この条件は主に「雇用契約の適正性」「受入れ機関としての信頼性」「支援体制の整備」「支援計画の妥当性」の4つの事項に分けられます。
外国人との雇用契約が適切であること
特定技能外国人と受入れ機関が交わす雇用契約は、日本人と同等の労働条件でなければなりません。
以下のような点が求められます。
- 労働時間は同業務に就く日本人と同じであること
- 報酬額が日本人と同等以上であること
- 国籍による差別の禁止（教育、福利厚生、待遇面）
- 一時帰国時の休暇を認めること
- 帰国旅費を支払えない場合の支援
- 健康状態の確認など生活面への配慮や対応
さらに、各産業分野が定める独自の条件（分野所管省庁による告示）にも適合する必要があります。
受入れ機関自体が適正であること
受入れ機関そのものが法令遵守し、適切な経営を行っているかが審査されます。
主なものとして、以下のような審査があります。
- 労働・社会保険・税の各法令を遵守していること
- 過去1年以内に不当解雇や行方不明者を出していないこと
- 過去1年以内に法令違反歴（入管法、労働基準法など）がないこと
- 雇用契約書類の保管（契約終了後1年以上）
- 保証金の徴収や違約金契約の禁止
- 外国人に支援費用を負担させないこと
- 雇用契約を継続するための社内体制があること
- 報酬は銀行振込などで適正に支払うこと
外国人を支援する体制があること
受入れ機関は、外国人が日本で安心して働き生活できるよう支援体制を構築する必要があります。
ただし、登録支援機関に支援業務を委託すれば、自ら体制を整備することを省略することも可能です。
支援体制を整えるには、以下のような要件を満たす必要があります。
- 支援責任者・支援担当者を選任し、過去2年間の在留者支援の経験があること
- 外国人が理解できる言語で支援を行えること
- 支援記録を契約終了後1年以上保存すること
- 支援責任者と担当者が欠格事由に該当しないこと
- 外国人本人や監督者との定期的面談を実施し相談を受けられる体制があること
外国人を支援する計画が適切であること
特定技能外国人の受け入れにあたっては、支援計画書の作成と提出が必要です。
この計画には、外国人の日本での生活をサポートする具体策を記載しなければなりません。
また、支援計画書は、日本語と外国人が理解できる言語の両方で作成する必要があります。
該当する分野の協議会に加入
受入れ機関は、該当分野の協議会に加入する必要があります。
受入れ機関の義務
受入れ機関の義務とは、特定技能外国人を受け入れた後に継続して果たさなければならない責任のことを指します。
受け入れ前に満たすべき条件とは別に、雇用が始まった後にも守るべきルールや報告義務があるため、制度を正しく運用するうえで重要なポイントになります。
雇用契約の確実な履行
まず基本となるのが、外国人と結んだ雇用契約を誠実に履行することです。
契約の内容に沿って賃金を支払い、勤務時間や休日などの労働条件も契約通りに提供することが求められます。
仮に契約と異なる働き方をさせたり、不当な待遇を与えたりすると、行政からの是正指導や罰則の対象になります。
外国人への支援の実施
受入れ機関は、外国人が安心して生活・就労できるように支援を継続的に行う義務があります。
これは、就労前に策定した支援計画に基づいて実施されます。
各種届出の提出義務
受け入れ後、受入れ機関は出入国在留管理庁とハローワークに対して、定期的または随時の報告を行う必要があります。
- 出入国在留管理庁への届出
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四半期ごとの受入れ状況報告、雇用契約の変更や終了があった場合の随時報告など
- ハローワークへの届出
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外国人雇用状況の届出が義務付けられており、届け出を怠ると罰金が科される場合もあります。
義務違反が招くリスク
義務を守らないと、指導・是正命令に加え、罰則や在留資格の取り消し、今後の外国人受け入れの禁止といった厳しい処分を受けることになります。
特に報告の未提出や虚偽申告は重く見られ、法人には30万円以下の罰金、個人には10万円以下の過料などが科されることもあります。
特定技能外国人受け入れの申請手続き
特定技能外国人受け入れの申請手続きでは、外国人がどのような状況にあるか（国内に在留しているか、海外から新たに来日するか）によって必要なステップが異なります。
また、受入れ機関には多数の書類準備や各種申請が求められるため、事前の準備と理解が重要です。
国内在留者を雇用する場合の流れ
すでに日本に在留中の外国人を特定技能として雇用する場合の手続きは以下の通りです。
対象者は、分野別の技能試験や日本語試験（N4相当以上）に合格している必要があります。
技能実習2号を修了している場合は試験が免除されることもあります。
受入れ機関と外国人との間で雇用契約を結びます。健康診断も実施します。
外国人の生活や就労をサポートするための「支援計画」を作成し、必要に応じて登録支援機関への支援委託も検討します。
作成した契約書や支援計画書などを添えて、地方出入国在留管理局へ「在留資格変更許可申請」を提出します。
審査が通過すれば、外国人は「特定技能1号」の資格で日本国内での就労が可能になります。
海外から新たに雇用する場合の流れ
海外に住んでいる外国人を特定技能として新規雇用する場合は、国内在留者よりも申請手続きが多くなります。
必要な技能試験・日本語試験に合格していること、または技能実習2号を修了していることが前提です。
国内での就労を前提に契約を締結し、健康診断も実施します。
入国後の生活を支援する計画を日本語と外国人が理解できる言語で作成します。
受入れ機関が地方出入国在留管理局へ「在留資格認定証明書」の申請を行います。
交付された証明書をもとに、外国人本人が現地の日本大使館・領事館で査証（ビザ）を申請します。
ビザを取得後に来日し、特定技能としての就労を開始します。
登録支援機関の外部支援も活用できる
特定技能外国人の受け入れには、在留資格の申請や生活支援の準備など、多くの手続きや対応が求められます。
特に、初めて制度を利用する雇用主にとっては、「どこから手をつけていいかわからない」と感じることも少なくありません。
そんなときに頼りになるのが、登録支援機関の存在です。登録支援機関とは、出入国在留管理庁に認可された専門の支援機関で、雇用主に代わって支援計画の策定や各種手続き、外国人本人への生活サポートを行ってくる機関です。
受け入れ企業は、これらの支援業務を外部に委託することで、自社の負担を減らしながらも、制度に沿った適切な対応が可能になります。
実際に、登録支援機関を活用することでスムーズな受け入れを実現した企業もあります。以下に、その事例をご紹介します。
東京都内にある中小規模の建設会社A社では、現場の人手不足が続いていたことから、思い切って特定技能外国人の受け入れを決めました。
とはいえ、外国人雇用は今回が初めてで、「手続きが複雑そう」「生活面の支援までできるか不安」といった心配もありました。
そこでA社は、登録支援機関に支援業務を委託することにしました。いくつかの機関を比較したうえで、建設分野に詳しく、外国語での対応がしっかりしている支援機関を選びました。
ビザ申請の手続きから支援計画の作成、現地とのやりとり、在留資格認定証明書の取得まで、必要な書類や流れをすべて支援機関がサポートしてくれたおかげで、社内の負担は最小限で済みました。
来日当日には、空港への出迎えから住まいへの案内、日本での生活に必要な説明（ごみの出し方、公共交通の使い方、災害時の避難方法など）まで、母国語で丁寧に対応してもらい、外国人本人も安心した様子でした。
市役所での住民登録や、銀行・携帯の契約といった日常生活の準備も、支援機関が付き添ってサポートしてくれました。
A社の担当者は、「正直、最初はどうなるかと思っていましたが、登録支援機関にお願いして本当に良かったです。外国人本人も少しずつ現場に馴染んでくれて、まじめに働いてくれています」と話しています。
このように、はじめて外国人を受け入れる企業にとっては、登録支援機関をうまく活用することで、制度への不安や手続きの負担をぐっと軽減できます。
スムーズなスタートを切るための心強いパートナーとして、登録支援機関を選ぶこと非常に効果的な手段といえるでしょう。
特定技能制度受入れ機関｜まとめ
特定技能制度は、今後の日本社会においてますます重要性を増す外国人材活用の基盤となる制度です。
受入れにあたっては、外国人との公平で明確な雇用契約の締結、生活支援体制の整備、支援計画の作成など、事前準備が非常に重要です。
また、雇用開始後も、行政機関への定期的な届出や、支援の実施、義務の継続的な履行など、管理・運営上の責務が継続します。
制度を適切に理解し、社内での受け入れ体制を整えることで、外国人材が職場で安心して能力を発揮でき、企業としても安定した人材確保につながります。
また、登録支援機関などの外部支援を活用することで、手続きの負担を軽減しつつ、質の高い支援体制を実現することも可能です。
人手不足が加速する中で、特定技能制度は企業にとって選択肢の一つであると同時に、将来的な人材戦略を考える上での大きなチャンスでもあります。
本記事を通じて、制度の全体像と受入れ機関としての責任を正しく理解し、円滑な外国人雇用の第一歩を踏み出していただければ幸いです。
