日本語能力試験直前の準備｜企業が外国人スタッフのためにしておきたい６つのこと

多くの企業では、外国人社員の採用に力を入れる一方で、採用後の日本語学習支援については「本人の努力次第」と捉えがちです。しかし、試験準備期間における企業のサポート体制は、社員のモチベーション、学習効果、そして試験結果に大きく影響します。

試験前の数ヶ月間、企業がどのような姿勢で外国人社員を支えるか。その対応は、社員が「この会社で長く働きたい」と思えるかどうかの分岐点にもなります。

本記事では、JLPT受験を控えた外国人スタッフのために、企業が準備しておきたい６つのポイントを具体的に解説します。

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試験準備を企業の役割と考える

日本語能力試験の準備というと、多くの人は「本人が勉強すればいい」と考えるかもしれません。確かに、試験勉強の主体は本人です。しかし、働きながら学ぶ社会人にとって、学習環境は合否を大きく左右する要素となります。

仕事で疲れた後に勉強時間を確保できるか。試験前に適切な休暇が取れるか。職場の理解があるか。これらは個人の努力だけでは解決できない問題です。

企業側の準備とは、「働く環境づくり」「情報共有の仕組み」「応援する文化」を整えることです。具体的には、試験日程に配慮したシフト調整、学習リソースの提供、社内での励まし合いの雰囲気作りなどが含まれます。

試験準備を組織的にサポートする企業では、外国人社員の定着率が高く、職場全体の多様性への理解も深まる傾向があります。「準備」を企業の課題として捉えることで、人材育成と組織文化の両面で大きなリターンが得られるのです。

企業がやっておきたい６つの試験準備

日本語能力試験を受ける外国人社員を支援するために、企業ができることは意外と多くあります。特別な制度や大きな投資がなくても、日常の業務の中でできる小さな工夫が、社員の安心感やモチベーションを大きく高めることにつながります。

ここでは、試験を控えた社員を支えるために、企業が「今すぐ取り組める」６つの準備を紹介します。どれも難しいことではありませんが、実践することで職場の雰囲気や社員の成長意欲に確かな変化が生まれます。

① 勤務スケジュールと休暇の調整

日本語能力試験が近づくと、社員たちは本業と勉強の両立に追われます。特に現場勤務やシフト制の職場では、学習時間の確保が難しいことが多く、集中力を保てずに受験を断念するケースもあります。

だからこそ、試験前の勤務スケジュールを見直し、受験者が安心して学習に取り組める時間を確保することが重要です。

具体的には、試験前の週末を休みにする、前日は早めに帰宅できるようシフトを調整するなど、業務への影響を最小限にしながらも「社員の挑戦を支える姿勢」を示すことができます。

また、同僚の理解を得るために、「この時期は○○さんが試験勉強中なので少しフォローお願いします」とチーム全体で支え合う文化をつくることも大切です。

こうした柔軟な対応は、社員にとって“信頼されている”という実感をもたらし、長期的なエンゲージメントの向上にもつながります。

② 試験情報の共有とフォロー体制

JLPTは年２回実施されますが、受験申込期間や受験票の管理、会場までのアクセスなど、外国人社員にとっては不慣れな点が多くあります。特に日本語での案内が中心のため、情報を正しく理解できずにトラブルになることも少なくありません。

企業として、試験に関する重要情報をまとめて共有することは、社員が安心して受験に集中できる環境づくりの第一歩です。

たとえば、社内掲示板やチャットで「試験当日の持ち物」「集合時間」「会場アクセス」などを簡潔にまとめて発信する。可能であれば英語ややさしい日本語での説明資料を用意することで、理解度が高まります。

また、交通手段の確認など、細やかなサポートが信頼感を生みます。企業の側が少し手を差し伸べることで、社員は安心して試験当日を迎えられるのです。

③ 勉強時間を確保する環境づくり

業務と学習を両立する上で最大の課題は「時間の確保」です。残業が続く職場や、休憩時間が短い現場では、試験勉強に集中する余裕がありません。そこで企業が意識したいのが、「学びを支える職場づくり」です。

例えば、昼休みや勤務終了後の短時間を活用した“学習タイム”の設定、休憩室に日本語教材を常備する、社内に静かに勉強できるスペースを設けるといった工夫が効果的です。オンライン教材やアプリを活用する場合は、会社の端末からアクセスできるようにすることで、学習のハードルを下げられます。

重要なのは「勉強しやすい雰囲気」をつくること。上司が率先して学習支援に理解を示せば、社員は「会社が応援してくれている」と感じ、自然とモチベーションが高まります。環境づくりは目に見えにくい支援ですが、結果として社員の努力を最大化する大きな力になります。

④ 社内勉強会・学習仲間の支援

一人で学ぶより、仲間と学ぶほうがモチベーションは持続しやすいものです。企業ができるもう一つの取り組みが、社内での勉強会やグループ学習のサポートです。定期的にランチタイムを利用して簡単な日本語クイズを出したり、過去問を解く時間を共有したりするだけでも、学習意欲が高まります。

また、勉強が得意な社員や日本人スタッフがボランティアで“教える側”になるのも有効です。外国人社員同士が情報交換できる場をつくることで、互いに刺激を受けながら成長できます。さらに、社内で「合格者の体験談共有会」を開催すると、試験への具体的なイメージが湧き、受験をためらっている社員の背中を押す効果もあります。

企業がこうした「学びのつながり」を促進することで、試験勉強が個人の努力ではなく、“チーム全体の挑戦”へと変わっていくのです。

⑤ モチベーションを高める“応援文化”

試験に向けた支援で見落とされがちなのが、「心理的サポート」です。学習の過程では、焦りや不安、プレッシャーが大きくなり、途中で投げ出したくなることもあります。

そんなとき、上司や同僚の一言が大きな支えになります。「勉強がんばってるね」「応援してるよ」といったシンプルな言葉でも、努力を認めてもらえたと感じることで、自信を取り戻すことができます。

社内チャットや掲示板で“応援メッセージ”を共有したり、試験日前に「がんばろうランチ会」を開いたりするのも良い方法です。特に多国籍な職場では、言語や文化の違いを超えて互いを応援する文化が、チームの一体感を高めます。

こうした職場の雰囲気は、試験後も社員の定着率や仕事への満足度に良い影響を与えます。モチベーション支援は、最もコストのかからない、しかし最も効果的なサポートの一つです。

⑥ 試験後の評価とフィードバック体制

JLPTが終わった後こそ、企業の姿勢が問われます。合格した社員に報奨金や表彰を与える制度を設けるのはもちろん、不合格だった社員にも「挑戦したこと自体を評価する」姿勢が欠かせません。試験結果だけでなく、「どれだけ努力したか」「学びをどう仕事に活かしているか」をしっかりフィードバックすることで、社員の学習意欲を長期的に維持できます。

また、合格者には次のステップとして業務上の新しい役割を任せるなど、成長を実感できる機会を提供することも大切です。これにより、「勉強したことがキャリアにつながる」という前向きなサイクルが生まれます。

担当者が意識したい３つの視点

外国人社員のJLPT支援を行ううえで、担当者が意識しておきたいのは、単なる“試験サポート”ではなく、長期的な人材育成と信頼構築の視点です。ここでは、企業としての姿勢を整えるために大切な３つのポイントを紹介します。

① “言語支援”は“人材育成”である

JLPTの学習支援は、単に日本語力を高めるためのサポートではありません。社員一人ひとりのキャリア形成を支える“人材育成”の一環です。

たとえば、日常会話やビジネス文書を正確に理解できるようになることで、仕事の精度が上がり、報連相（報告・連絡・相談）がスムーズになります。これにより、チーム全体の生産性も向上します。

また、企業が語学学習をサポートする姿勢を示すことで、社員は「自分はこの会社で成長できる」と感じ、定着率の向上にもつながります。語学支援は“コスト”ではなく“投資”と捉えることが重要です。

短期的な成果を求めすぎず、社員の成長曲線を長い目で見守る姿勢こそが、信頼関係の土台になります。

② “支援する側も学ぶ姿勢”が大切

外国人社員の学習を支援する際に見落とされがちなのが、担当者自身の「学びの姿勢」です。日本語を教える、あるいは支援する立場にあっても、異文化理解やコミュニケーションの方法について常に学び続ける意識が必要です。

たとえば、社員が日本語を学ぶ過程で「なぜそうなるの？」と質問したとき、即答できなくても構いません。大切なのは一緒に考え、調べる姿勢を見せることです。その誠実な対応が、社員に安心感を与えます。

また、文化や表現の違いから誤解が生じることもありますが、それを責めるのではなく、「どうすればより伝わるか」を共に考える姿勢が信頼を育てます。支援とは、一方的に教えることではなく、共に成長するプロセスなのです。

③ “合格後の道筋”を一緒に描くことの重要性

JLPTの合格はゴールではなく、新しいスタートです。企業ができるのは、「合格したら終わり」にせず、その後のキャリアパスや成長機会を一緒に考えることです。

たとえば、合格レベルに応じて担当業務を拡大する、顧客対応やプレゼンの機会を与えるなど、学んだ日本語を仕事で生かせる環境を整えることがポイントです。

また、不合格だった社員にも次の目標を明確にし、「今回はどの部分が難しかった？」「次はどう学ぶ？」と対話を重ねることで、前向きな学びのサイクルを維持できます。

企業がキャリア支援の伴走者となることで、社員は試験を“企業とともに歩む成長プロセス”と感じられるようになります。

現場で支援を続けるために──効率的な学習環境を整えるという選択

ここまで紹介してきたように、外国人社員の日本語能力試験（JLPT）支援には、職場全体の協力や丁寧なフォローが欠かせません。

しかし現実には、現場の業務と並行して日本語教育を行うのは容易ではありません。担当者や上司が個別に教える時間を確保するのは難しく、社内に日本語講師を採用・管理するとなるとコストもかかります。そのため、効率的に学べるオンライン講座を導入する企業が増えています。

中でも注目されているのが、外国人社員向け日本語教育サービス「日本語カフェ」が提供する 「JLPT合格コース」 です。

この講座は、厳しい審査を通過した一流の日本語講師が監修した動画カリキュラムを採用しており、社員はスマホやPCからいつでも学習可能。しかも、全くの初心者から3ヶ月でN3合格という実績を持つ効果的なプログラムです。

企業側にとってもメリットは大きく、学習進捗をオンラインで一括管理できるため、担当者が個別に確認する手間を大幅に削減できます。教材の更新や講師管理の負担もなく、コストを抑えながら質の高い教育を提供できる点が高く評価されています。

そう感じている企業こそ、自発的に学び、確実に成長できる環境を整えることが重要です。

もしあなたの会社でも、

と考えているなら、日本語カフェの「JLPT合格コース」をぜひ検討してみてください。

詳細や導入方法については、以下のリンクからお気軽にお問い合わせください。

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まとめ：試験の支援は信頼関係を育てるチャンス

日本語能力試験（JLPT）の支援は、単なる語学サポートではありません。それは、外国人社員と企業が「一緒に成長していく」ための大切なプロセスです。社員にとって、日本語の勉強は仕事や生活をより豊かにするための努力の証であり、その挑戦に対して企業が理解と応援の姿勢を示すことは、何よりの励ましになります。

試験前のスケジュール調整や勉強環境の整備、応援の言葉、そして結果への誠実なフィードバック──こうした小さな積み重ねが、やがて大きな信頼を生み出します。JLPT支援を通じて育つのは、日本語力だけではありません。挑戦を称え合う文化、支え合うチーム、そして「この会社で頑張りたい」と思える絆です。

社員の努力を支えることは、企業の未来を支えること。試験支援を“人づくり”の一環として捉え、長く働きたいと思える職場を一緒に築いていきましょう。

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